كتابداران دانشگاه علوم پزشكي جندي شاپور

 سیستم های نمایه سازی                     Indexing  Systems

سيستم هاي نمايه سازي وسايلي هستند كه به وسيله آنها از يك زبان نمايه‌اي براي ايجاد نمايه يا ساير ابزارهاي تجسسي استفاده مي‌شود. بنابراين به مجموعه اي از رويه هاي مقرر كه براي سازماندهي محتواي ركوردها به منظور بازيابي و اشاعه اطلاعات، مورد استفاده قرار مي‌گيرد سيستم نمايه سازي گفته مي شود. پس همارايي و پيش همارايي دو سيستم اساسي نمايه سازي به شمار مي رود.

·          نمايه سازي همارا  Co – Ordinate  Indexing 

نمايه سازي همارا به شيوه اي از نمايه سازي گفته مي شود كه در آن محتواي موضوعي هر مدرك با بيش از يك شناسه يا اصطلاح تعيين و توصيف مي شود و رابطه بين اصطلاح‌ها به وسيله جور كردن و تركيب واژه‌هاي منفرد معين مي‌شود.

·          نمايه سازي پس همارا  Co – Ordinate  Indexing – Post

شيوه اي از نمايه سازي كه در آن نمايه ساز، سرشناسه ها را از مفاهيم بسيار ساده انتخاب مي كند و تعدادي شناسه زير هر يك اضافه مي نمايد و نيز تدابيري براي پيوستن آنها به يكديگر به دست مي دهد تا به وسيله آنها جوينده بتواند موضوع مدرك موردنظر خود را بيابد. به عبارت ديگر پس همارايي اشاره به عملي مي كند كه بعد از روند نمايه سازي انجام مي شود و مربوط به همارايي دو يا چند اصطلاح براي ساختن مفهوم موردنظر در مراحل بازيابي است.

·          نمايه سازي پيش همارا  Co – Ordinate  Indexing – Per

هرگاه بين دو يا چند جزء به طور تصنعي و ساختگي، پيوند برقرار كنيم به اين عمل و نوع آن، نمايه پيش همارا گويند. به عبارت ديگر در نمايه سازي پيش همارا، تركيب يا همارايي عناصر تشكيل‌دهنده موضوع مورد جستجو در هنگام نمايه سازي و به عبارتي پيش از بازيابي صورت مي‌گيرد.

 انواع نمایه سازی                                  Indexing  Kinds

روشهاي گوناگوني جهت نمايه سازي وجود دارد كه در ذيل به اختصار به خصوصيات هر يك از اين روشها اشاره مي‌گردد:

·          نمايه سازي استخراجي (اشتقاقي)    Extraction  Indexing

در نمايه سازي از طريق استخراج، از واژگان و عباراتي كه واقعاً در مدرك وجود دارند براي بيان محتواي موضوعي همان مدرك استفاده مي شود. در اين نوع نمايه سازي كه به آن نمايه سازي «اشتقاقي» نيز مي‌گويند، بيان‌هاي منتقل كننده معنا از متون استخراج شده با تغييرات كمي وارد فايل جستجو مي شوند. اين تغييرات جزئي عبارتند از: جمع و مفرد كردن، نرمال سازي، جايگزين كردن واژه هايي به جاي فعل و از اين قبيل تغييرات.

·          نمايه سازي انتسابي (تخصيصي)    Assignment  Indexing

اين نوع از نمايه سازي، مستلزم اختصاص اصطلاحات به مدرك از منبعي غير از خود آن مدرك است. بنابراين اطلاعات مي توانند از ذهن نمايه ساز نشأت گرفته باشند. عموماً «نمايه سازي تخصيصي»  مستلزم تلاش براي ارائه محتواي موضوعي با استفاده از اصطلاحاتي است كه از نوعي واژگان كنترل شده استخراج مي‌شوند.

·          نمايه سازي كنترل شده     Controlled  Indexing

استفاده از واژگان كنترل شده بدين معناست كه نمايه سازان محدود به استفاده از توصيفگرهايي هستند كه در واژگان مربوط وجود دارد. به عبارت ديگر واژگان كنترل شده شامل توصيفگرهايي است كه مجاز شناخته شده اند، به كارگيري واژگان كنترل شده باعث مي شود تا از طريق كنترل مترادفات بيانهاي زبان طبيعي كاهش يافته و بالطبع قابليت پيش بيني تا حد زيادي افزايش يابد. به طور كلي نمايه سازان در اين روش فقط اصطلاحاتي را به مدرك اختصاص مي دهند كه در فهرستي كه شركت محل كار براي آنان تهيه كرده وجود داشته باشد.

·          نمايه سازي اجباري (توكيلي يا حكمي)  Mandatory  Indexing

يكي از راههاي تكميل و رفع نقص از نمايه سازي كنترل شده اين است كه نمايه ساز مجبور است توصيفگرهايي از واژگان زبان نمايه را انتخاب كند كه به صورتي اخص و دقيق نشانگر مفاهيم و موضوع مدرك موردنظر هستند. در چنين حالتي جستجوگر، مداركي با مانعيت (precise) كامل را بازيابي خواهد كرد. تنها در چنين شرايطي است كه توصيفگرهاي انتخابي نمايه ساز و جستجوگر، با يكديگر منطبق شده و سازگار هستند و افت اطلاعات نخواهيم داشت. به عبارت ديگر در اين نوع نمايه سازي، از نمايه ساز خواسته مي شود كه در همه حال از «قانون كاتر» تبعيت كند، يعني مناسب‌ترين و اخص‌ترين توصيفگرها را از واژگان نمايه سازي انتخاب كند.

·          نمايه سازي آزاد                     Free  Indexing

در نمايه سازي آزاد، نمايه ساز هر اصطلاحي را كه به ذهنش برسد و آن را براي توصيف متن مناسب بداند، استفاده مي كند و آن را به متن منتسب مي كند. در عمل، نمايه سازي آزاد منتهي به نمايه سازي استخراجي مي شود.

·          نمايه سازي سازگار  Consistent  Indexing      

در نمايه سازي هنگامي كه حاصل كار دو نمايه ساز از كاري يكسان، متفاوت باشد معلوم مي‌شود كه اشتباهي رخ داده و ناسازگاري وجود دارد. اما واقعيت امر اين است كه در يك نظام اطلاع‌رساني، اگر مدركي واحد توسط چندين نفر و با روشهاي مختلف نمايه سازي شوند نبايد انتظار داشت كه بتوان آن را سازگار نموده و همه را بازيابي كرد.

·          نمايه سازي تركيبي (مختلط)  Synthetic  Indexing

با نگاهي به انواع روشهاي نمايه سازي متوجه مي شويم كه نمايه سازي آزاد و اجباري، داراي نقاط قوت و ضعفي هستند كه اگر درست و به جا با يكديگر ادغام شوند، بسيار كارآمد و مؤثر خواهند بود. با وجود اينكه نمايه سازي اجباري در مقايسه با ديگر روشها داراي امتيازات بيشتري است ولي به دليل فقدان اخص سازي و واژگاني از اين نظر ناقص است. ولي با ادغام نمايه سازي آزاد كه داراي ويژگي اخص سازي واژگاني است، نقاط ضعف هر دو نوع نمايه سازي رفع شده و يك نوع نمايه سازي كارآمد و مؤثر به وجود مي‌آيد.

·          چشم پوشي از نمايه سازي (نظام هاي اطلاع رساني متن كامل)

به دليل مشكلات و سختي انواع نمايه سازي، اغلب ترجيح مي دهند كه بدون دخالت انسان متون اصلي را ذخيره كنند. در اين صورت انتقال معنايي لغات متن است كه مورد جستجو قرار مي‌گيرد. چنين نظامهايي ارزان و سريع هستند و با استفاده از روش خواندن ماشيني متون مي توان به سادگي به همه اطلاعات دسترسي پيدا كرد.

مراحل نمایه سازی                               Indexing Process

با جمع بندي نظرات مختلف در اين خصوص مي توان مراحل نمايه سازي را در پنج بخش عنوان نمود:

·          آشنايي و شناخت

اولين قدم در تهيه فهرستي مناسب از توصيفگرهاي يك مدرك، آشنايي با محتواي مدرك است. نمايه ساز بايد از محتواي مدرك آگاهي داشته باشد. تنها تفاوت نمايه سازي با چكيده‌نويسي اين است كه نمايه ساز بر خلاف چكيده‌نويس، لزومي ندارد از تمام ريزه كاري‌هاي مدرك اطلاع‌ پيدا كند. آنچه كه دانستن آن براي نمايه ساز واجب است، اطلاع از ساختار محتوايي مدرك و مطالب تازه‌اي است كه مدرك در مورد آن خلق شده است.

·          تجزيه و تحليل

تحليل دومين مرحله، قبل از انتخاب واژه هاي موضوعي را تشكيل مي دهد. تحليل انساني يك مدرك و تصميم‌گيري پيرامون اين كه كدام موضوع‌ها از نظر نمايه سازي به قدر كافي با اهميت مي‌باشند، بسيار مشكل است. بعضي از مشخصه هاي اين فرآيند را مي توان مشخص كرد. اما به روي هم طي اين مرحله تا حدود زيادي به تجربه و قدرت كافي بستگي دارد. هر مدرك يك يا چند موضوع اصلي دارد. واضح است كه اين موضوع‌ها حتماً بايد نمايه شوند، اما نمايه سازي موضوع‌هاي فرعي مدرك تا حد زيادي بستگي به سياست واحد نمايه سازي با استفاده اي دارد كه در پايان كار از نمايه ها مي شود.

بايد به اين نكته اشاره كرد كه اصولاً مفاهيم نمايه مي شوند، نه واژه هايي كه پديدآورنده مدرك به وسيله آنها، اين مفاهيم را ارائه كرده است، زيرا پديدآورنده ممكن است زباني مبهم، تخصصي، عاميانه، سنگين و يا غير قابل قبول به كار برده باشد.

·          تشخيص اطلاعات قابل نمايه شدن

نخستين قاعده، وفادار ماندن به مدرك است. اين قاعده ممكن است بديهي نمايد، اما عدم توجه به آن نمايه ساز را در عوض كردن محتواي واقعي مدرك، به دام نمايه كردن اشارت ضمني، كاربردهاي سطحي، موارد پيشنهادي، راهنمايي‌هاي مربوط به آينده و جز آن مي اندازد.

نمايه ساز بايد همواره اين نكته را مدنظر قرار دهد كه اصولاً مفاهيم نمايه مي‌شوند، نه واژه‌هايي كه مؤلف به وسيله آنها اين مفاهيم را ارائه كرده است. نمايه ساز نبايد خود را درگير محض نمايه‌سازي واژه ها كند، بلكه بايد ابتدا مفهوم و معنايي را كه در بطن واژه ها نهفته است پيدا كند و سپس اصطلاحاتي را كه نظام براي آن مفاهيم طرح ريزي كرده است، به عنوان معادل آنها برگزيند.

بنابراين مي توان نتيجه گرفت، اقلام اطلاعاتي از نظر ذخيره و بازيابي آن چنان بايد از متن مدرك بيرون كشيده شود كه نمايه ساز اگر خود را به جاي استفاده كننده از آن اطلاعات بگذارد، واقعاً انتظار آن را داشته باشد كه مدرك نمايه شده از هر نظر پاسخگوي نيازهاي او باشد.

 ·          تبديل مفاهيم به اصطلاحات نمايه يا ترجمه و انتقال مفاهيم قابل نمايه شدن به اصطلاحات پذيرفته شده وقتي كه تحليل مقدماتي مدرك تمام شد، نمايه ساز شروع به برگزيدن واژه هايي مي كند كه بايد در نمايه نامه بيايد. اين واژه ها در زبان مقيد نمايه‌سازي بايد از ميان واژه هاي معيني انتخاب شود، بهتر است كه واژه ها و مفاهيمي كه در نتيجه بررسي و مطالعه مدرك استخراج شده است با اصطلاحنامه‌اي كه در همان زمينه است مقايسه گردد.

نمايه ساز ناگزير از جستجو در اصطلاحنامه است و طبيعي است كه بايد در جستجوي توصيفگرهايي باشد كه بتوانند مفهوم اطلاعات را به خوبي و روشني القاء كنند. در اين جستجو بايد اصطلاحات وابسته موجود در هر شناسة اصطلاحنامه مورد بررسي قرار گيرد.

وقتي سياهه توصيفگرهاي گزيده شده كامل گرديد، لازم است كه نمايه ساز دو يا چند تا از آنها را با هم هماراسته كند تا ببيند مفهومي كه از آن حاصل مي شود دقيقاً در مدرك هست يا خير؟ در واقع هدف اين است كه از بازيابي مدارك بي‌ربط با موضوع، جلوگيري شود. تجربه نشان داده است كه هر چه بازيابي تحت همارايي توصيفگرهاي اخص انجام شود، ارتباط موضوعي مدارك بازيابي شده بيشتر و دقيق‌تر است.

براي دسترسي به خاص‌ترين توصيفگر مناسب در اصطلاحنامه، نمايه ساز بايد همواره خود را عادت دهد به اينكه هنگامي كه در مورد گزينش يك توصيفگر تأمل مي‌كند، اطلاعات مربوط به آن را كه در اصطلاحنامه آمده است به دقت مطالعه كند و اصطلاحات اخص مشترك با آن را بررسي نمايد تا شايد يكي از آنها براي مفهوم مورد نظر مناسب‌تر باشد.