آموزش excel قسمت دوم :
جستجوی داده ها
اگر بخواهيم رشته کاراکترهاي خاصي را در کاربرگ خود پيدا کنيم، مشاهده هر يک از سلولها کار سختي خواهد بود. پيدا کردن يك رشته از کاراکتر ها که بايد تغيير يابند نيز مشکل تر ميباشد. اکسل ويژگيهايي دارد که به ما در يافتن داده ها و تعويض آنها کمک ميکند.
استفاده از Find :
براي فعال كردن Find به يكي از دو روش زير عمل ميكنيم :
روش اول :
1- انتخاب منوي Edit
2- انتخاب find
روش دوم :
فشردن همزمان كليد هاي Ctrl + F
جهت جستجوي داده ها مراحل زير را انجام ميدهيم :
1- لغتها يا عددهايي را که ميخواهيم مکان يابي کنيم در کادر متن Find What وارد ميکنيم.
2- دکمه Find Next را کليک ميکنيم و Excel اولين مورد از شرط جستجو را پيدا ميکند و آن را انتخاب مينمايد. کادر مکالمه Find بر روي صفحه نمايش باقي مي ماند تا بدين ترتيب بتواند جستجو براي متن يا اعداد مشخص شده را ادامه دهيم.
3- جهت جستجو براي مورد بعدي داده هاي مشخص شده Find Next را مجدداً کليک ميکنيم.
4- جهت برگشت به محيط دكمه Esc را فشرده و يا بر روي دكمه Close كليك ميكنيم. تا کادر مکالمه Find بسته شود و سپس با داده هاي داخل سلول به کارمان ادامه ميدهيم.
5- جهت جستجو پس از بستن کادر مکالمه ، با فشار دادن Ctrl + F کادر مکالمه را ميتوانيم مجدداً باز نماييم.
نکته
اگر محدوده اي از سلول ها را در يک کاربرگ , قبل از باز نمودن کادر مکالمه Find را انتخاب کنيم ، جستجو را براي اين سلولها محدودكرده ايم .
برقراري شروط بيشتر براي Find :
کادر مکالمه Find با ارائه گزينه هاي زير جستجو را با تخصصي تر نمودن آن محدود ميسازد.
• Search : ميتوان جهت جستجو را مشخص کرد. جستجو به صورت سطري باشد (By Row) يا به صورت ستوني باشد(By Column)
• Look In : با استفاده از اين گزينه ميتوانيم جستجو را به يک عنصر خاص محدود کنيم در اين كادر گزينه هاي Formula , Values, Comments را خواهيم داشت.
( كار در كارگاه 4 تمرين 14-1 )
• Match Case : با انتخاب اين گزينه محيط به حروف بزرگ و کوچک حساس شده و کلماتي را پيدا ميکند که از نظر حروف بزرگ و کوچک مطابق متن تايپ شده در کادر Find What باشد.
( كار در كارگاه 4 تمرين 16و15 )
• Find Entire Cell Only : اين گزينه از Excel ميخواهد سلولهايي را که داده هاي اضافه بر رشته کاراکتر جستجو دارند ناديده بگيرد.
تعویض داد ه ها
استفاده از Replace :
اگر بخواهيم داده پيدا شده توسط Find را با داده هاي ديگر جايگزين كنيم ميتوانيم پس از هر بار جستجو پنجره جستجو را بسته ، ويرايش را انجام داده ، دوباره پنجره Find را باز كنيم و عمل جستجو را ادامه دهيم كه اين كار وقت گير ميباشد. Excel دستوري ساده براي انجام اين كار در نظر گرفته است. با استفاده از Replace ميتوانيم اين كار را انجام دهيم.
جهت انجام جايگزيني مراحل زير را انجام ميدهيم :
1- متن جستجو را در کادر Find What وارد ميکنيم.
2- متن تعويضي را در کادر متن Replace With وارد ميکنيم.
3- جهت تاييد هر يک از تعويض ها مراحل زير را دنبال ميکنيم.
الف- Find Next را کليک كرده، Excel به مورد بعدي داده جستجو حرکت ميکند و سلول را انتخاب ميکند.
ب- در صورتي که بخواهيم تعويض را انجام دهد دکمه Replace را کليک ميکنيم .
ج- Find Next را جهت حرکت به موردبعدي کليک مي کنيم.
د- جهت تعويض تمام موارد داده هاي جستجو با با دادههاي تعويضي ، Replace All را کليک ميکنيم.
1- اطلاعات را مانند جدول زير در محيط Excel تايپ كنيد : ( به بزرگي و ك.چكي حروف توجه كنيد )
2- در سلول A3 حاصل جمع A1 , A2 را بدست آوريد.
3- در كادر Find What ، 8 را تايپ كنيد.
4- در Look-in ، Formula را انتخاب كنيد.
5- نتيجه جستجو كدام سلولها است؟
6- در Look-in ، Value را انتخاب كنيد.
7- نتيجه جستجو كدام سلولها است؟
8- در كادر find What ، A1 + A2 را تايپ كنيد.
9- در Look-in ، Formula را انتخاب كنيد.
10- نتيجه جستجو كدام سلولها است؟
11- در Look-in ، Value را انتخاب كنيد.
12- نتيجه جستجو كدام سلولها است؟
13- در كادر find What ، ali ، را تايپ كنيد.
14- نتيجه جستجو كدام سلولها است؟
15- كادر Match Case را تيك بزنيد.
16- نتيجه جستجو كدام سلول است؟
17- تيك كادر Match Case را برداشته و براي Find Entire Cells Only ، تيك بزنيد.
18- نتيجه جستجو كدام سلولها است؟
19- كلمات ali كه با حروف كوچك نوشته شده اند را به Reza تبديل كنيد.
20- تمامي 3 ها را به 20 تبديل كنيد.
آدرس دهي نسبی
درExcel دو مدل آدرس دهي به نامهاي : آدرس دهي مطلق و آدرس دهي نسبي داريم.
آدرس دهي نسبي :
فرض كنيد سلولهاي Excel را به صورت زير پر كرده ايم :
در سلول B1 فرمول A1+A2 را مي نويسيم .اگر اين فرمول را copy كرده و در سلول B2 .Paste كنيم و يا با استفاده از Auto fill محتواي سلولهاي B2 تا B4 را پر كنيم .اعداد 5و7و4 به ترتيب براي سلولهاي B2 تا B4 ظاهر ميشوند. حال ميخواهيم بدانيم اين اعداد از كجا بدست آمده اند. وقتي ما در سلول B1 فرمول A1+ A2 را تايپ ميكنيم، در حقيقت سلول سمت چپي و يك سلول پايين آن با هم جمع ميشوند. پس براي سلول B2 ، سلول سمت چپي ( A2 ) و سلول پاييني آن ( A3) با هم جمع ميشوند كه جواب 5 ميشود. براي سلولهاي بعدي هم به همين ترتيب محاسبات انجام ميشود. به اين نوع آدرس دهي ، آدرس دهي نسبي گفته ميشود چون نسبت به مكان هر سلول ، فرمول سلول عوض ميشود و در حقيقت فرمول درون سلول B2 ، A2+A3 ميشود.
آدرس دهي مطلق
فرض كنيد ميخواهيم حقوق افراد يك اداره را حساب كنيم. حقوق با استفاده از فرمول زير حساب ميشود : حقوق پايه * 7% - حقوق پايه = حقوق حقوق پايه را در ستون B مينويسيم. براي محاسبه حقوق ميتوانيم در سلول C1 فرمول B1-B1*7% را بنويسيم و براي تمام افراد Auto fill كنيم. در اين حالت در حقيقت از آدرس دهي نسبي استفاده كرده ايم. ولي فرض كنيد كه درصد ماليات عوض شده و 10% شود. حالا بايد دوباره فرمول جديدي در سلول C1 نوشته و مجدد Auto fill كنيم. براي اينكه نخواهيم در هر بار عوض شدن درصد ماليات فرمول را عوض كنيم ميتوانيم درصد ماليات را در سلول جدا نوشته و از آدرس آن در فرمول استفاده كنيم. پس مثلاً در سلول A1 عدد 7% را مينويسيم و در سلول C1 فرمول B1-B1*A1 را مينويسيم حال Auto fill ميكنيم. ولي ميبينيم كه براي بقيه سلولها جواب همان حقوق پايه ميشود. چرا؟
چون با آدرس دهي نسبي ميخواهد عمل كند و چون در سلول C1 فرمول B1-B1*A1 بوده ، براي C2 فرمول B2-B2*A2 ميشود كه مقدار A2 صفر است. پس جواب همان مقدار حقوق پايه ميشود. براي رفع اين مشكل بايد سلول A1 ثابت شود. يعني در تمام فرمولها A1 در ستون حقوق پايه ضرب شود. در اين حالت از آدرس دهي مطلق استفاده ميكنيم. براي ثابت كردن سطر يا ستون در كنار حرف ستون يا عدد سطر علامت $ ميگذاريم. اگر بخواهيم سلول را ثابت كنيم در كنار حرف ستون و عدد سطر هر دو علامت $ ميگذاريم. يعني در سلول C1 مينويسيم : B1-B1*$A{$$data}
قالب بندي خانه ها در Excel
در Excel اين توانايي را داريم که قالب بندي يا فرمت يک سلول را تغيير داده و فرمت آن سلول را مثلاً تاريخ يا درصد يا زمان يا متن يا .... کنيم. همچنين ميتوانيم دور سلول كادر بياندازيم يا رنگ زمينه آنرا عوض كنيم. براي قالب بندي خانه ها در Excel مراحل زير را طي ميکنيم :
روش اول :
1- انتخاب منوي Format
2- انتخاب گزينه Cells
روش دوم :
بر روي خانه هاي مورد نظرکليک راست کرده و گزينه Format Cells را انتخاب ميکنيم.
با اجراي يکي ازسه روش بالا پنجره اي باز ميشود که داراي Tab هاي زير است :
روش سوم :
فشردن کليدهاي ctrl +1
الف - Number :
توسط اين Tab ميتوانيم نوع اطلاعات ورودي را تعيين کنيم. اين Tab شامل گزينه هاي زير ميباشد :
- Sample : هر فرمتي را که انتخاب کنيم، بر روي محتواي سلول انتخابي نمايش ميدهد.
- Category : در اين قسمت نوع داده را مشخص ميکنيم که شامل انواع زير ميباشد :
1- General : اين گزينه عددها را به صورت رشته اي از رقمهاي متوالي و بدون هر گونه قالب بندي نشان ميدهد. و اگر عددي در سلول جا نشودآنرا به صورت نمايي نشان ميدهد.
2- Number : مقادير را بصورت رشته اي از رقمهاي متوالي نشان ميدهد. در اين حالت اگر عدد در سلول نگنجد سلول بزرگتر ميشود. همچنين در اين قسمت ميتوانيم تنظيمات زير را انجام دهيم :
- Decimal Places : در اين قسمت ميتوانيم تعداد ارقام بعد از اعشار را تعيين کنيم.
- Negative Number : در اين حالت ميتوانيم مشخص کنيم که عدد منفي به همان صورت نشان داده شود يا به رنگ قرمز يا سياه با علامت منفي نشان داده شود. يا به رنگ قرمز بدون علامت منفي نشان داده شود. ( توجه داشته باشيد كه اين گزينه فقط روي اعداد منفي عمل ميكند. )
- Use 1000 Separator : اگر در کنار اين گزينه تيك بگذاريم اعداد را سه رقم ، سه رقم از سمت راست جدا کرده و علامت (، ) ميگذارد.
3- Currency : مقادير را همراه با سمبل پول رايج نشان ميدهد. در اين حالت ميتوان تنظيمات زير را انجام داد :
- Symbol : نوع واحد پول را مشخص ميکنيد. در اين قسمت واحد پول کشورهاي مختلف نمايش داده شده و ميتوانيم واحد دلخواه خود را انتخاب کنيم.
- Negative Number : اعداد منفي چطور نمايش داده شوند.
4- Accounting : مانند حالت Currency است . اين قالب بندي ، قالب بندي حسابداري ميباشد و علامت پولي در منتهاالهيه سمت چپ آن نوشته ميشود.
5- Date : تاريخ را با قالب بندي خاص تاريخ نشان ميدهد. و ما ميتوانيم انواع قالب بندي هاي تاريخ را ديده و انتخاب کنيم. مثلاً مدلي را انتخاب کنيم که فقط روز و ماه را نشان دهد. و يا مدلي را انتخاب کنيم که روز را به عدد و ماه را به حروف نشان دهد.
6- Time : زمان را با قالب بندي هاي خاص زمان نشان ميدهد. انواع قالب زماني در اين قسمت وجود دارند. ما ميتوانيم مدلي را انتخاب کنيم که ساعت را از 1 تا 12 با برچسب صبح و بعد از ظهر نمايش دهد و يا مدلي را انتخاب کنيم که ساعت را از 1 تا 24 نمايش دهد. و يا ....
7- Percentage : عددها را همراه با علامت درصد نشان ميدهد.
نسخه برداري و انتقال سلولها
نسخه برداري از سلولها :
1- موضوعات مورد نظر را انتخاب ميکنيم.
2- به يکي از روشهاي زير Copy را انتخاب ميکنيم :
الف- استفاده از آيکون Copy
ب- انتخاب منوي Edit، گزينه Copy
ج- Right Click بر روي موضوع و انتخاب گزينه Copy
د- فشردن همزمان کليدهاي Ctrl+C
3- Click بر روي مکاني که ميخواهيم اطلاعات اضافه شوند.
4- با يکي از روشهاي زير Paste را انتخاب ميکنيم :
الف- استفاده از آيکون Paste ( )
ب- انتخاب منوي Edit ، گزينه Paste
ج- Right Click بر روي موضوع و انتخاب گزينه Paste
د- فشردن همزمان کليد هاي Ctrl+V
انتقال سلولها :
1- انتخاب موضوعات مورد نظر
2- به يکي از روشهاي زير Cut را انتخاب ميکنيم :
الف- استفاده از آيکون Cut ( )
ب- انتخاب منوي Edit، گزينه Cut
ج- Right Click بر روي موضوع مورد نظر و انتخاب گزينه Cut
د- فشردن همزمان کليدهاي Ctrl +X
3- Click بر روي محل انتقال موضوعات
4- به يکي از روشهاي گفته شده در حالت قبل گزينه Paste را انتخاب ميکنيم
وقتي يك سلول را حذف ميكنيم محتويات آن به همراه خود سلول حذف ميشود كه جاي اين سلول يك فضاي خالي ايجاد ميشود. اين فضاي خالي بايد توسط سلولهاي مجاور پر شود. براي حذف يك سلول به يكي از روشهاي زير عمل ميكنيم :
روش اول :
1- انتخاب موضوعات
2- انتخاب منوي Edit
3- انتخاب گزينه Delete
روش دوم :
1- انتخاب موضوعات
2- Right Click بر روي خانه
3- انتخاب گزينه Delete
با انتخاب گزينه Delete پنجره اي ظاهر ميشود که شامل چهار گزينه زير است ( در اين پنجره ميتوانيم تعيين كنيم كه محل خالي سلول حذف شده با كدام يك از سلولهاي مجاور پر شود. ) :
الف- Shift Cell Left :
باعث انتقال خانه سمت راست خانه پاک شده به جاي آن ميشود.
ب- Shift Cells Up :
خانه زيرين خانه پاک شده را بجاي آن منتقل ميکند.
ج- Entire Row :
سطر زيرين خانه پاک شده را به جاي سطري که خانه پاک شده در آن قرار دارد منتقل ميکند.
د- Entire Column :
ستون سمت راست خانه پاک شده را به جاي ستوني که خانه پاک شده در آن قرار دارد منتقل ميکند.
Word art
پس از انتخاب اين گزينه پنجره اي با نام Word art gallery باز ميشود که مدلي که ميخواهيم متن به آن مدل نوشته شود انتخاب ميکنيم. سپس OK ميکنيم. پنجره اي به اسم Edit Word art text باز ميشود که متن را در کادر text آن نوشته و در کادر Font ، فونت نوشته و در کادر سايز ، سايز آنرا تعيين ميکنيم و سپس OK ميکنيم. متن بر روي صفحه ظاهر ميشود.
نوار ابزار Word Art :
با انتخاب متني که بوسيله Word art نوشته شده نوار ابزاري ظاهر ميشود که شامل ايکونهاي زير است :
Insert word art : يک Word Art ديگر ميتوانيم ايجاد کنيم.
Edit text : با انتخاب اين آيکون پنجره Edit Word Art text ظاهر ميشود . تا بتوانيم متن نوشته شده يا سايز و فونت آنرا ويرايش کنيم.
Word art Gallery : توسط اين گزينه ميتوانيم طرح Word Art را عوض کنيم.
Format Word Art : ميتوانيم تغييراتي بر روي متن اجاد کنيم مانند رنگ و ضخامت خط دور نوشته , رنگ نوشته , سايز نوشته و ...
Word Art Shape : طرز نوشتن متن را عوض ميکنيم.
Word Art Same
Word Art Vertical Text : جهت نوشتن متن را عوض ميکند.
Word Art Alignment : متن را تراز ميکند.
Word Art Character Spacing : فاصله بين حروف را کم و زياد ميکند.
نمودارها
براي ترسيم نمودار ، ابتدا بايد در مورد نوع نمودار تصميم گيري کرد. نوع نموداري که انتخاب ميکنيم به نوع داده هايي که بايد ارائه شوند و روش استفاده از آنها بستگي دارد. تمام نمودارها براي نشان دادن همه انواع داده ها مناسب نيستند. بعضي از آنها براي نشان دادن نحوه تغيير موارد مورد بحث در طول زمان و بعضي ديگر براي نشان دادن صفت هاي مجموعه اي از مقادير نسبت به کل مناسب ميباشند.
انواع نمودار ها :
1- نمودار خطي (Line Chart) :
اين نوع نموداربراي تاکيد بر روند و تغييرات مقادير در طول زمان بکار ميرود. اين نوع نمودار ابتدايي ترين نوع نمودار ميباشد. نمودار خطي در واقع فقط از يک خط تشکيل شده است که نقطه هاي ايجاد شده بر اساس اطلاعات موجود بر روي محور هاي X , Y را به يکديگر متصل ميکند.
2- نمودار ستوني ( Column Chart ) :
مشابه نمودار نواري است . اين نمودار براي تاکيد روي اختلاف بين اقلام استفاده ميشود. اگر بخواهيم عنصري را با عنصر ديگر مقايسه کنيم از اين نمودار استفاده ميکنيم.
3- نمودار مسطح يا دايره اي ( Pie Chart ) :
اين نمودار براي نشان دادن نسبت بين اجزاء و يک کل بکار ميرود . اين نمودار ميتواند از يک سري داده هاي منفرد تشکيل شده باشد که نقطه هاي داده هاي آن حداکثر ميتوانند 7 نقطه باشند. اگر چه برنامه ميتواند با مقدار بيشتري از نقطه ها نيز کار کند اما برشهاي بسيار نازک موجب ميشود که خواندن نمودار مشکل شود.
4- نمودار پراکنده توزيعي ( Scatter Chart ) :
اين نمودار شبيه نمودار خطي است. از اين نمودار براي تاکيد بر اختلاف بين دو سري از مقادير استفاده ميشود. در اين نمودار برخلاف نمودار خطي ، داده هايي که بر روي محور X قرار ميگيرند ديگر نميتوانند نشان دهنده نقطه هاي مربوط به داده هاي مختلف باشند بلکه محور X بايد در واقع نشان دهنده تغييرات يکنواخت يک نوع داده منفرد باشد.
5- نمودار ميله اي يا نواري ( Bar Chart) :
از اين نوع براي مقايسه مقادير در مقطعي از زمان استفاده ميشود. اين نمودار مانند نمودار ستوني است که ستونهاي آن بجاي محور X نسبت به محور Y ترسيم شده اند. يعني مانند ستوني است که در جهت Land scope چاپ شده باشد.
6- نمودار راداري ( Radar Chart) :
نوعي از نمودار خطي است. با اين تفاوت که نمودار مزبور بجاي اينکه نسبت به محور ترسيم شود، نسبت به يک نقطه مرکزي ترسيم ميشود. يعني خط افقي در نمودار خطي ، در نمودار راداري بصورت دايره نشان داده ميشود.
7- نمودار حبابي ( Bubble Chart) :
مانند نمودار پراکندگي است و بصورت ترسيم تغييرات مداوم داده هاي محور هاي X, Y نسبت به يکديگر ميباشد. در نمودار هاي حبابي بر خلاف نمودار پراکندگي ميتوان به ازاي هر نقطه از محور ، بخشهاي مختلفي از داده ها را مورد استفاده قرار داد.
8- نمودار هاي انباشته (Stack Chart) :
براي نشان دادن اثر عنصر هاي داده هاي متعدد بر روي يک عنصر گرافيکي منفرد مورد استفاده قرار ميگيرد.
اصطلاحات نمودارها :
1- Gird Line : خطوطي هستند که در امتداد مقادير محور X , Y ظاهر ميشوند. اين خطوط در تعيين مقدار دقيق يک نقطه به ما کمک ميکنند.
2- Tick : خطوط کوتاهي هستند که با محور متقاطع بوده و قسمتهايي از يک مقياس سري با گروه را جدا ميکنند.
3- Chart Title : متن بکار برده شده براي شناسايي عنوان نمودار ميباشد.
4- Axis : به محور ها در نمودار ها گفته ميشود.
5- Legend : هر نمودار داراي راهنمايي است كه نشان دهنده اين است كه هر رنگ مربوط به كدام سري است.
روشهاي ايجاد نمودار :
روش اول :
1- انتخاب منوي Insert
2- انتخاب گزينه Chart
روش دوم :
1- انتخاب آيکون Chart Wizard ( )
نکته
در زمان ايجاد نمودار با کليک بر روي دکمه Next به صفحات بعدي ميرويم و کليک بر روي دکمه Back باعث برگشت به صفحه قبلي ميشود و با کليک بر روي Finish کادر نمودار ها بسته ميشود.
نکته
ميتوانيم اطلاعاتي را كه ميخواهيم بر اساس آن نمودار رسم كنيم ابتدا انتخاب كنيم بعد به يكي از دو روش بالا عمل كنيم. ميتوانيم هم در حين كار انتخاب را انجام دهيم.
نوار ابزار Chart
اين نوار ابزار را ميتوانيم در صورتي که فعال نبود با Right Click بر روي نوار ابزار ها و انتخاب گزينه Chart فعال کنيم اين نوار ابزار داراي آيکونهاي زير است :
Chart Object : در اين قسمت ميتوانيم قسمتي از نمودار را كه ميخواهيم بر روي آن تغيير دهيم انتخاب كنيم. با انتخاب هر گزينه قسمت مربوط به آن روي نمودار انتخاب ميشود.
Format : با توجه به اينكه در Chart Object چه انتخاب شده باشد اين آيكون پنجره Properties آن را باز ميكند.
نکته
با Double كليك كردن بر روي هر موضوع از نمودار نيز پنجره Properties آن باز ميشود.
Chart Type : در اين قسمت ميتوانيم نوع نمودار انتخاب شده را تغيير دهيم.
legend : توسط اين آيکون کادر راهنما را ظاهر يا پنهان ميکنيم.
Data Table : توسط اين آيکون ميتوانيم جداول داده ها را فعال يا غير فعال کنيم.
By Rows :با انتخاب اين آيكون سطر ها به عنوان سري انتخاب ميشوند.
By Column : با انتخاب اين آيكون ستونها به عنوان سري انتخاب ميشوند.
Angle Text up : جهت متن نمودار را تغيير ميدهد. يعني متن از بالا به پايين ، کج نوشته ميشود. به شرطي اين آيكون فعال است كه قسمتهاي متني نمودار انتخاب شده باشد.
Angle Text down : متن نمودار را تغيير جهت ميدهد. يعني متن از پايين به بالا و کج نوشته ميشود. به شرطي اين آيكون فعال است كه قسمتهاي متني نمودار انتخاب شده باشد.
( كار در كارگاه 11 تمرين 12 تا 17 )
تغيير اندازه :
1- روي نمودار کليک ميکنيم تا انتخاب شود.
2- روي يکي از مربع هاي سياه اطراف نمودار کليک ميکنيم.
3- مربع را تا زماني که به اندازه دلخواه تغيير اندازه دهد Drag ميکنيم.
انتقال نمودار :
1- روي نمودار کليک ميکنيم.
2- نمودار را به محل مورد نظر Drag ميکنيم.
آماده سازي کاربرگها براي چاپ
قبل از چاپ بايد تنظيماتي بر روي فايل مثلاً سايز كاغذ ، حاشيه ها ، سر صفحه و پا صفحه ، طريقه چاپ و ... را تعيين كنيم. براي انجام اين تغييرات از Page Setup استفاده ميكنيم. براي فعال كردن Page Setup كافي است از منوي فايل ، Page setup را انتخاب كنيم. با انتخاب اين گزينه پنجره اي باز ميشود كه شامل Tab هاي زير است :
• Tab Page :
اين Tab شامل قسمتهاي زير است :
1- Orientation : در اين قسمت جهت قرار گرفتن متن در كاغذ را تعيين ميكنيم. Portrait براي چاپ عمودي يا Landscape براي چاپ افقي است.
2- Scaling : توسط اين قسمت ميتوانيم اندازه كاربرگ خروجي را بدون هر گونه تغيير بر روي نمايشگر بزرگ يا كوچك كنيم. اين قسمت شامل گزينه هاي زير است :
الف- Adjust to : ميتوانيم ميزان بزرگي را بر اساس درصدي از بزرگي تعيين كنيم. حداقل اين ميزان 10 و حداكثر ان 400 ميباشد.
ب- Fit to : در اين قسمت ميتوانيم تعيين كنيم كه اطلاعات ما در چند صفحه گنجانده شود.
3- Paper Size : اندازه کاغذ را ميتوان تعيين کرد.
4- Print Quality : قدرت تفکيک پذيري يا كيفيت چاپ را تعيين ميكنيم که واحد آن DPI(Dot Per Inch) است.
5- First Page Number : شماره گذاري را از صفحه مشخص شده شروع ميکند.
• Tab Margins :
توسط اينTab ميتوان حاشيه هاي صفحه ، سر صفحه و پا صفحه را تعيين كرد. اين Tab شامل قسمتهاي زير است :
1- Tab , Bottom , Left, Right : فاصله حاشيه هاي راست , چپ , پايين و بالا را تعيين ميکند.
2- From Edge : محل سر صفحه يا پاصفحه را تعيين ميکند ( بايد کمتر از حاشيه هاي بالا يا پايين باشد)
3- Center On Page : مرکز فعلي را به را به طور افقي يا عمودي نسبت به حاشيه ها تعيين ميکند.
4- Preview : پيش نمايش تنظيمات در اين محدوده نمايش داده ميشود.
• Tab Header/ Footer:
توسط اين Tab ميتوانيم سر صفحه و پا صفحه ها را وارد کنيم.
يک سر صفحه در بالاي صفحه و يک پاصفحه در پايين هر صفحه چاپ خواهد شد. عموماً نام شرکتها و عنوان گزارشها به عنوان سر صفحه مورد استفاده قرار ميگيرند. شماره صفحات و ساعت و تاريخ خروجيهايي هستند که عموماً به عنوان پاصفحه مورد استفاده قرار ميگيرند.
اين Tab شامل قسمتهاي زير است :
1- کادرهاي Header , Footer :
در اين کادر يک سري Header ها و Footer هاي آماده و متداول مثل شماره صفحه , نام کاربرگ، نام کاربر، تاريخ و ترکيب اين موارد وجود دارد که ميتوانيم با توجه به نياز يکي از آنها را انتخاب کنيم.
برای دیدن ادامه آموزش به : ادامه مطلب مراجعه کنید
بازبيني پيش از چاپ
بهتر است صفحات خروجي را بازبيني کرده و آنها را کنترل کنيم. براي مشاهده پيش نمايش چاپ به يکي از روشهاي زير عمل ميکنيم :
روش اول :
1- انتخاب منوي File
2- انتخاب Print Preview
روش دوم :
استفاده از آيکون Print Preview ( ) در نوار ابزار Standard.
با انتخاب Print Preview پنجره ای باز می شود که شامل گزینه های زیر است :
Next : صفحه بعد را نمايش ميدهد.اين گزينه در صورتي فعال است که يا بيشتر از يک صفحه داشته باشيم يا در صفحه آخر نباشيم.
Previous : صفحه قبل را نمايش ميدهد. اين گزينه در صورتي فعال است که يا بيشتر از يک صفحه داشته باشيم يا در صفحه اول نباشيم.
Zoom : بزرگ نمايي صفحه را در هر قسمت که کليک کنيم داریم و همچنین مجدداً بازگشت به بزرگنمایی قبل با کليک مجدد .
Print : کادر مکالمه Print را نمايش ميدهد.
Set up : کادر مکالمه Page Set up را نمايش ميدهد.
Margins : ويژه نمايش خطوط حاشيه صفحه ، سر صفحه و پا صفحه ميباشد. در اين حالت با Drag کردن خطوط ميتوان حاشيه را تنظيم کرد. اين تنظيم حالت دستي دارد و براي تنظيم دقيق از همان Tab: Margins در Page Setup استفاده ميکنيم.
Page Break Preview : با فشردن اين دکمه فايل به تفکيک صفحات نمايش داده ميشود. در اين حالت مرز هر صفحه و اطلاعاتي که در آن صفحه قرار دارد نمايش داده ميشود.
Close : پنجره Preview را بسته و ما را به کاربرگ بازميگرداند.
چاپ کاربرگها
براي چاپ کاربرگ به يکي از روشهاي زير عمل ميکنيم :
روش اول :
1- انتخاب منوي File
2- انتخاب گزينه Print
روش دوم :
فشردن کليد هاي Ctrl + P
روش سوم :
استفاده از آيکون Print در نوار ابزار Standard
اگر به يکي از دو روش اول و دوم عمل کنيم پنجره اي باز ميشود که شامل گزينه هاي زير است :
1- Print What : در اين قسمت تنظيماتي در مورد خود پرينتر انجام ميدهيم.
2-
الف- All : تمامي صفحات را چاپ ميکند.
ب- Pages : با استفاده از اين قسمت ميتوانيم تعدادي صفحه را از بين صفحات چاپ کنيم. براي اين کار شماره صفحه شروع را مقابل From و شماره صفحه پاياني را مقابل To مينويسيم.
3- Print What : توسط اين قسمت ميتوانيم محدوده چاپ را تعيين کنيم. اين قسمت شامل سه گزينه زير ميباشد :
الف- Selection اگر بخواهيم تعدادي خاص از سلول ها را چاپ کنيم سلولها را انتخاب کرده و سپس اين گزينه را انتخاب ميکنيم.
ب- Active Sheet : Sheet جاري را چاپ ميکند.
ج- Entire Work book : Book جاري را چاپ ميکند.
4- Copies : اين قسمت شامل گزينه هاي زير است :
الف- Number Of Copies : با تايپ يک عدد مشخص ميکنيم که از هر صفحه چند کپي گرفته شود.
ب- Collate : اگر اين گزينه تيک داشته باشد در هر بار چاپ ابتدا از تمامي صفحات يک نسخه پرينت ميگيرد و بعد دوباره سراغ سري بعد ميرود. يعني يک نسخه ديگر از تمامي صفحات پرينت ميگيرد تا زماني که به تعداد کپي هايي که در پنجره Copies تعيين کرده ايم پرینت گرفته شود. در صورتي که اين گزينه تيک نداشته باشد به تعداد باري که در کادر Copies تعيين کرده ايم از صفحه 1 کپي ميگيرد سپس به همان تعداد از صفحه 2 کپی ميگیرد و الي آخر .
معرفی منبع - تماس با نویسنده وطراح مقاله
منابع :
-- راهنمای جامع پیتر نورتن برای استفاده از Office2000
-- راهنمای جامع Excel 2000 نوسنده: کتی ایونس ، مترجم : محمد حسین مهدوی
